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一般情況下，在建設視頻會議室過程當中，在不影響視頻會議效果的前提下，在布置線纜的時候應盡可能的避免讓線路裸露在外，盡可能的走最短線路，為保證視頻會議供電系統的安全可靠，減少通過電源的接觸而帶來的干擾，視頻會議室的設備供電應與照明的供電電纜分別進行鋪設。除此之外會議室的照明以及布局都會對視頻會議的效果產生一定的影響。

①：會議室的大小與參數人數有關，在扣除第一排到監視器的距離外，按每人2~2.5的占用空間來計算。

②：從觀看效果來看，監視器的布局常放置在相對于與會者中心的位置，距地高度大約1m左右，人與監視器的距離大約4~6倍屏幕高度。

③：視頻會議室的桌椅布置應保證每位與會者有適當的空間，一般應不小于150cm*70cm，主席臺還要適當加寬到150cm*90cm。

視頻會議

④：麥克風和揚聲器的布置應盡量使麥克風置于各揚聲器的輻射角外，揚聲器宜分散布置。聲音信號輸入功率放大器之前，應采用均衡器和反饋抑制器進行處理，以提高聲音信號的質量。

⑤：攝像機的布置應使被攝入人物都收入視角范圍內，并宜從幾個方面攝取畫面。

⑥：影響畫面質量的一個重要因素，是會場四周的景物和顏色，以及桌椅的色調。

⑦：燈光照度是會議室的基本必要條件。從窗戶攝入的光比日光燈或三基色燈偏高。

⑧：為了保證聲絕緣與吸聲效果，室內應鋪有地毯，頂棚采用泡沫或纖維材料。